Module und Funktionen

2019-12-13T11:44:00+01:00

Einkauf

Einkauf

Das Modul Einkauf unterstützt den Ankaufsprozess von der erstmaligen Kenntnisnahme bis zum Vertragsabschluss und der Abwicklung des Ankaufs. supream hilft Ihnen dabei, möglichst schnell aus der Vielzahl von Angeboten die richtigen herauszufinden. Sammeln Sie alle Informationen an einer zentralen Stelle, damit Sie wichtige Entscheidungen schnell, souverän und auf Basis solider Daten treffen können.

  • Umfassende und auswertbare Objektdatenerfassung
  • Einfache und schnelle Vorkenntnisprüfung
  • Individuelle Workflowsteuerung des kompletten Ankaufsprozesses
  • Bewertung der Immobilien und Portfolien
  • Abbildung von Asset- und Sharedeals sowie von Einzel- und Portfoliokäufen
2019-12-13T11:44:32+01:00

Bestand

Bestand

Im Bestand sind die Bewirtschaftungsprozesse der Immobilie abgebildet. Es bildet die Grundlage für zahlreiche Erweiterungsmodule, die Ihrem Property Management und Asset Management zu mehr Effizienz verhelfen.

  • Klare Objekthierarchie zur Abbildung unterschiedlichster Portfoliostrukturen
  • Miet-, WEG- sowie Sondereigentumsverwaltungen
  • Schnittstelle zum Bewirtschaftungssystem, Import von Stamm- & Bewegungsdaten (z. B. DOMUS 4000, SAP, RELion, Blue Eagle, Wodis Sigma)
  • Kundeninformationscenter, alle Informationen zum Mieter mit einem Klick
  • Digitaler Posteingang für die schnelle Ablage von Dokumenten, Briefen und E-Mails
  • Objekt-Verantwortlichkeiten inkl. zeitlichem Verlauf (z. B. Verwalter, Vermieter, Buchhaltung, Asset Manager)
  • Aufgaben sowie Wiedervorlage-Funktionen
  • Umfangreiches Berechtigungskonzept, das keine Wünsche offen lässt
2019-12-13T11:46:26+01:00

Leerstandsoptimierung

Leerstandsoptimierung

Steuern und überwachen Sie den kompletten Neuvermietungsprozess. supream begleitet Sie ab dem Eingang der Kündigung bis zum Abschluss eines neuen Mietvertrags.

  • Herstellung Vermietungsbereitschaft inkl. Kostenerfassung
  • Erfassen des Wohnungszustands
  • Erfassen der Investitionen (Plankosten)
  • Festlegen der Zielmiete für die Neuvermietung
  • Vermietungsaktivitäten zur Dokumentation der Objektvermietung
  • Vermietungsplanzahlen – Monitoring mit Soll- /Ist-Vergleich
  • Generierung von Online-Exposés
  • Individuelle PDF-Exposés
  • Qualitätskontrolle der Exposés
  • Veröffentlichung auf Immobilienangebote.de
  • Übertragung an Webportale (z. B. IS24, Immowelt, Immonet, eBay Kleinanzeigen)
  • Automatische Deaktivierung bei Neuvermietung
2019-12-13T11:47:12+01:00

Mietvertragsgenerator

Mietvertragsgenerator

Sie sind als Verwalter für diverse Eigentümer tätig, die unterschiedliche Vertragsmuster vorgeben? Oder haben externe Makler, die für Sie vermieten? Unser Mietvertragsgenerator erstellt aus Ihren freigegeben Vorlagen immer den richtigen Vertrag.

  • Unterschiedliche Masken/Verträge je Eigentümer
  • Vertragsentwurf inkl. Anlagen auf Knopfdruck
  • Word-Vorlagemuster mit Platzhaltern, Bildern und Textmarken
  • Erstellung von Mietverträgen auf Basis von Textbausteinen (optional: Sperrung individueller Anpassungen)
  • Erstellung von Vertragsentwürfen
2019-12-13T11:48:55+01:00

Faktura

Faktura

Die Anforderung an den Property Manager bezüglich Flexibilität bei der Abrechnung seiner Leistungen nimmt stetig zu. Mit Faktura bilden Sie die Vertragsverhältnisse all Ihrer Kunden ab und generieren Ihre Rechnungen per Knopfdruck.

  • Verwaltung der Verträge zwischen dem Verwalter und seinen Auftraggebern
  • Verschiedene Vertragsarten (z. B. Dienstleistungsvertrag, Verwaltervertrag)
  • GoB konforme Rechnungserstellung
  • Individuelle Auftraggeber Konditionen
  • Automatische Rechnungserstellung mit Stückzahl-Ermittlung (z. B. Anzahl Wohnungen, Leerstand/vermietet, pauschal)
  • Manuelle Rechnungsstellung anhand des festgelegten Leistungskataloges
  • Revisionssicherheit durch Berechtigungskonzept sowie Freigaberegelungen
  • Schnittstelle für Rechnungsdaten zu Datev, Winline und SAP
  • Die Übergabe von Rechnungen an den eBeleg-Prozess ist möglich
2019-12-13T11:49:15+01:00

Auftragswesen und Budgetverwaltung

Auftragswesen und Budgetverwaltung

Die Ausgabenseite unter Kontrolle zu behalten ist eine Hauptaufgabe des heutigen Property- und Asset Managements. Mit dem Auftragswesen und der Budgetverwaltung.

  • Beliebige Budgets, wie beispielsweise Instandhaltung, Sanierung, Vermietung, auf unterschiedlichen Ebenen festlegen
  • Zeitliche Befristung von Budgets
  • Budgetanträge für die Erhöhung bzw. Verringerung von Budgets
  • Einzelbudgetüberwachung und Überwachung von Budgetpools
  • Erzeugen von Aufträgen für Handwerker und Dienstleister
  • Erstellung von Aufträgen auf Basis individueller Vorlagen (z. B. Kleinaufträge oder Bauverträge)
  • Beauftragungsworkflow für Aufträge
  • Überwachung offener Aufträge
  • Vorkontierung von Aufträgen zur Vereinfachung der Rechnungsverarbeitung
  • Auftrag-Objekt Kopplung
  • Umfangreiche Freigaberegeln mit 2-8 Augen Prinzip (je Eigentümer konfigurierbar)
  • Auftragsprojekte zur Steuerung von größeren Sanierungsprojekten
  • Erfassen von Gewährleistungen inkl. Einbehalte / Bürgschaften
  • Dokumentation von Aktivitäten zum Auftrag
  • Schriftverkehr mittels Vorlagen
2019-12-13T11:49:37+01:00

eBeleg

eBeleg

Der elektronische Belegeingang ist DAS Tool zur Effizienzsteigerung in der Rechnungsverarbeitung. Sie beschleunigen zum einen den internen Rechnungsdurchlauf und erhöhen gleichzeitig die Transparenz. Sie sind jederzeit in der Lage festzustellen, wo bzw. in welchem Status sich ein Beleg befindet. Mit Papier überfüllte Schreibtische, abhanden gekommenen Rechnungen, nicht gezogene Skonti und langwierige Belegsuche/-ablage… all das gehört der Vergangenheit an.

  • Revisionssicherer Belegworkflow mit Berechtigungen und Freigaberegeln (2-8 Augen Prinzip)
  • Stapelimport von PDF-Belegen (Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen, Infopost, …)
  • XML-Schnittstelle für automatischen Meta-Daten Import
  • Duplikat Erkennung zur Vermeidung von Doppelzahlungen
  • Kontierung des Belegs mit individuell konfigurierbaren Pflichteingaben je Sachkontorahmen
  • Aufteilung des Rechnungsbetrags in beliebig viele Split-Buchungen
  • Aufruf von Referenzbelegen aus der Vergangenheit zur Erleichterung der Kontierung
  • Übernahme von Skontoregelungen des Kreditors/Auftrags (manuelle Anpassung möglich)
  • Rechnungskopplung mit entsprechendem Auftrag und Klassifizierung als Abschlags- oder Schlussrechnung
  • Automatische Budgetbelastung durch Rechnung
  • Abbildung von Einmal- und Dauerzahlungen
  • Schnittstelle zu den Property Managementsystemen wie DOMUS 4000, SAP, RELion und Wodis Sigma, um die fertig kontierten und freigegebenen Rechnungen als Stapel zu verbuchen
  • Geprüfter GoB-konformer Prozess
2019-12-13T11:49:59+01:00

Zusatzoption: OCR Vorerfassung

Zusatzoption: OCR Vorerfassung

Eine Zusatzoption für den elektronischen Belegeingang ist die Belegvorerfassung. Die digitalisierten Belege werden per OCR analysiert, manuell nachbearbeitet und landen für die weitere Bearbeitung direkt beim zuständigen Mitarbeiter.

  • Import der Dokumente in die Vorerfassung per FTP bzw. E-Mail
  • Umwandlung in PDF-A mit Textlayer (OCR)
  • Auslesen der Belegkopfdaten (Belegart, Belegdatum, Brutto-, Ust.-, Netto-Betrag, Belegnummer, Kreditor, Objekt, Auftragsnummer, Zahlungsreferenz)
  • Qualitätskontrolle durch manuelle Kontrolle und Nachbearbeitung der ausgelesenen Informationen
  • Übernahme der Belegkopfdaten in die eBeleg-Freigabe- & Kontierungsmaske
  • Zuordnen der Rechnung zu einem Auftrag falls vorhanden
  • Zuordnen des Belegs zum ersten Bearbeiter
  • Geprüfter GoB konformer Prozess
2019-12-13T11:50:21+01:00

Forderungsmanagement

Forderungsmanagement

Forderungen gegenüber Mietern / WEG Eigentümern möglichst schnell abzubauen ist eine der zentralen Aufgaben des Asset- bzw. Property-Managements. Wir unterstützen Sie mit unserem Forderungsmanagement bei der Überwachung und der Organisation dieses wichtigen Prozesses.

  • Automatisches Generieren eines Forderungsvorgangs anhand von Merkmalen wie beispielsweise der Forderungshöhe oder Mahnstufe
  • Individuelles Forderungsmanagement je Verwaltungsbestand
  • Workflow mit eindeutigen Verantwortlichkeiten und Status
  • Anzeigen der Saldenhistorie sowie der Buchungen auf dem Mieterkonto
  • Abbildung von Forderungsaktivitäten sowohl intern als auch extern durch Rechtsanwälte bzw. Inkassounternehmen
  • Spezielle Unterprozesse für Ratenzahlungsvereinbarungen, Mietminderungen sowie Vergleichsangebote inkl. Freigaberegel
  • Überwachungsfunktion für Ratenzahlungen
  • Spezieller Unterprozess für Kündigungen
  • Schriftverkehr mittels Vorlagen ohne Aufwand erstellen
  • Schnittstelle zu Inkassounternehmen (z. B. Bad Homburger Inkasso GmbH)
2019-12-13T11:50:43+01:00

Abrechnungscontrolling

Abrechnungscontrolling

Der Zeitpunkt, zu dem die Hausabrechnung fertig gestellt sein muss kommt meistens unverhofft und zu früh. Das Modul unterstützt Sie bei der Optimierung und Überwachung des Abrechnungsprozesses.

  • Frei definierbare Abrechnungskreise und Abrechnungsvorlagen
  • Mehrere Abrechnungsvorlagen pro Abrechnungskreis möglich (z. B. wenn Betriebskosten und Heizkosten unterschiedliche Fälligkeiten haben)
  • Automatische Erstellung neuer Abrechnungsdatenobjekte, sobald das Wirtschaftsjahr beendet wurde
  • Überwachungsworkflow der Abrechnung mit frei definierten Schritten und Zuständen
  • Vorgabe eines Plan- und tatsächlichen Enddatums für die Abrechnung
  • Zugriff auf die benötigten Rechnungen (setzt das eBeleg-Modul voraus)
  • Erfassung von Kommentaren zu Belegen
  • Stapelexport aller für die Abrechnung relevanten Belege als PDF
  • Verwaltung und Objektzuordnung der Allgemein-Zähler
  • Unterschiedliche Zählertypen wie Strom, Gas, Öl
  • Hinterlegen der Ablesewerte pro Zähler
  • Erfassung der Zählerstände auch per Foto über die Posteingangsfunktion des Hauptmoduls möglich
2019-12-13T11:51:11+01:00

Vertragsmanagement

Vertragsmanagement

Mit welchem Dienstleister wurden welche Verträge geschlossen, wie lange laufen diese und wann können sie mit welcher Frist gekündigt werden? Welches Auftragsvolumen haben Sie mit Ihren Lieferanten? Das sind nur einige der Fragen die Ihnen das Vertragsmanagement beantworten kann.

  • Kopplung mit den Kreditoren aus dem Auftrags- bzw. eBeleg-Modul
  • Kopplung von Verträgen mit Objekten
  • Frei definierbare Vertragstypen mit entsprechenden Kategorien
  • Vertragskonditionen, Laufzeit, Kündigung, Verlängerungsoptionen sind nur ein paar der Informationen, die Sie erfassen können
  • Automatisches Erzeugen von Aufgaben bzw. Erinnerungen anhand eines Wiedervorlagedatums bzw. möglichen Kündigungsterminen
  • Kopplung mit dem Modul „Technische Verwaltung“ um konkrete Wartungsaufgaben und
    -pläne darzustellen
  • Ablage von Dokumenten wie z. B. Verträge, Nachträge, Schriftverkehr
2019-12-13T11:51:31+01:00

Vorgangsverwaltung

Vorgangsverwaltung

Die Vorgangsverwaltung ist im Kern ein Ticketsystem, das sich mit den meisten Datenobjekten des Hauptmoduls koppeln lässt. Sie können damit die bestehenden Workflows in supream durch Ihre eigenen ergänzen.

  • Beliebige Workflows, Workflowschritte sowie Statuswechsel
  • Erweitertes Berechtigungskonzept, um auch kritische bzw. sensible Prozesse abbilden zu können
  • Vorgänge können manuell, über den Posteingang sowie das Kundeninformationscenter erzeugt werden
  • Kopplung der Vorgänge je nach Art mit den Datenobjekten des Hauptmoduls
  • Eignet sich besonders für Prozesse wie Stammdatenänderungen, Mängelmeldungen, Beschwerden
  • Je Vorgangstyp bzw. Vorgangsschritt sind zeitliche Vorgaben optional bzw. als Pflichtvorgaben möglich
  • Vorgänge können mittels Kommentaren (intern/extern) mit Informationen angereichert werden
  • Benachrichtigungssystem für die am Vorgang beteiligten Personen bei Änderungen
  • Erinnerungsfunktion
  • Verknüpfen von unterschiedlichen Vorgängen
  • Dokumentation aller Aktionen rund um den Vorgang
  • Schriftverkehr mittels Vorlagen ohne Aufwand erstellen
  • Ablage von Dokumenten wie z. B. Schriftverkehr, E-Mails, Fotos
2019-12-13T11:51:52+01:00

Individual Reporting

Individual Reporting

supream bietet von Haus aus eine Vielzahl von Standardreports an. Dennoch haben die meisten unserer Kunden diverse individuelle Auswertungen damit die Reporting-Anforderungen beispielsweise an den Eigentümer auf Knopfdruck erledigt sind.

  • Einbindung weiterer Datenquellen wie z. B. DOMUS 4000
  • Ausgabe als PDF und/oder Excel
  • Ausgabe aller Daten aus supream
  • Vorgeschaltete Filter möglich
  • Eigenes Berechtigungssystem
2019-12-13T11:52:07+01:00

Technische Verwaltung

Technische Verwaltung

Die Anforderung an das Property Management bzgl. Dokumentation und Nachweis von Wartungen bzw. Inspektionen steigt von Jahr zu Jahr. Wir helfen Ihnen dabei den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und Prozesse möglichst effizient und digitalisiert durchzuführen.

  • Beliebige Ausstattungen technischer oder baulicher Art
  • Erfassung der konkreten Ausstattungen auf den Ebenen Einheiten, Aufgänge, Gebäude
  • Festlegung ob bei einer Ausstattung Wartungen bzw. Überprüfungen durchzuführen sind
  • Anlegen von Wartungsplänen mit zeitlichen Vorgaben für die Bearbeitung/Kontrolle
  • Beachtet bundeslandspezifische Regeln bei Wartungsvorgaben
  • Erzeugen einzelner Wartungsaufgaben für den Verwalter/Dienstleister mit zeitlichen Vorgaben
  • Markierung von kritischen Ausstattungen
  • Einfaches Erledigen der Aufgabe per Statuswechsel
  • Kopplung mit dem Modul Vertragsverwaltung
  • Ablage von Dokumenten wie z. B. Fotos, Gebrauchsanweisungen, Wartungsanweisungen zu den jeweiligen Ausstattungstypen
  • Reporting der Ausstattung und deren Wartung
2019-12-13T11:52:26+01:00

Projektierung

Projektierung

In der Projektierung können Sie alle verkaufsvorbereitenden Tätigkeiten steuern und überwachen.

  • Überführung von Bestandsobjekten zu Vertriebsobjekten
  • Separieren der zu verkaufenden Objekte in spezielle Projekte beziehungsweise Teilprojekte
  • Abbildung der Beauftragung von Partnern sowie Abrechnung der Leistungen
  • Abbildung der Liegenschaften inkl. Grundbüchern und deren Daten
  • Unterstützt die Projektierung als Globalverkauf (Zinshaus), WEG, Realteilung, Bruchteilsgemeinschaft oder unbebautes Grundstück
  • Erweitern der Datenstruktur um zusätzliches Teileigentum und Sondernutzungsrechte
  • Aufteilung nach WEG oder Realteilung
  • Ermittlung von Verkaufspreisen mittels unterschiedlicher Verfahren
  • Preisfreigabe- und Vertriebsfreigabeprozess
  • Dokumentation von Vertriebsaktivitäten mit Mietern vor Verkaufsstart
  • Einstellung von Vermietungssperren
  • Schriftverkehr mittels Vorlagen ohne Aufwand erstellen
  • Ablage von Dokumenten wie z. B. Teilungserklärung, Protokolle, Beschlüsse, Pläne
2019-12-13T11:52:46+01:00

Vertrieb

Vertrieb

Dieses Modul unterstützt den Verkaufsprozess sowohl von eigenen Immobilien, welche über das Projektierungsmodul aufgearbeitet wurden, als auch Immobilien von Dritten, die z.B. aufgeteilt und verkauft werden sollen.

  • CRM – Adressverwaltung für Selbstnutzer und Kapitalanleger
  • Dokumentation aller Aktivitäten rund um den Verkaufsprozess
  • Anlegen von Kaufwunschprofilen zu Kaufinteressenten mit Vorschlag zu passenden Angeboten
  • Unterstützt den Verkauf von Wohnungen, Gewerbe, Häusern, Grundstücken, Stellplätzen, Garagen, Kellern und Sonderimmobilien
  • Reservierungsprozess für Kaufinteressenten
  • Notaranmeldung für standardisierten Prozess der Datenerhebung und -übermittlung an die Notariate
  • Abbildung der Kaufverträge inkl. Prüf- und Freigabeprozess
  • Erfassen von Nebenkosten
  • Abrechnung von Vertriebskosten
  • Nachhalten der Zahlungseingänge sowie Ermittlung evtl. Verzugszinsen
  • Schriftverkehr mittels Vorlagen ohne Aufwand erstellen
  • Ablage von Dokumenten wie z. B. Schriftverkehr, Kaufverträge, Verkaufsunterlagen, Protokolle Eigentümerversammlung
2019-12-13T11:53:07+01:00

Vertriebsoptimierung

Vertriebsoptimierung

Erweitern Sie die Grundfunktionen des Moduls Vertrieb um spezielle, den Verkaufsprozess optimierende Funktionen.

  • Verkaufsplanung auf diversen Ebenen vom Auftraggeber bis hin zum einzelnen Verkäufer
  • Abbildung der Verkaufsteams und Zuordnung der Verkäufer zu den jeweiligen Immobilien
  • Online-Exposé
    • Erzeugen eines PDF-Exposés
    • Darstellung der Exposés auf Immobilienangebote.de
    • Schnittstellen für die Übertragung an IS24, Immowelt, Immonet, usw.
    • Automatische Deaktivierung bei Verkauf
  • Steuerung des Verkaufsprozesses über spezielle Verkaufsfähigkeitsmerkmale beziehungsweise Sperrvermerke
  • Nach Kundenvorgaben anpassbarer Finanzierungsrechner der dem Kaufinteressenten seine finanzielle Belastung darlegt.
  • Steuerung der Neuvermietung im Zusammenhang mit den Erfordernissen des Vertriebs
  • Unterstützt die Zusammenstellung und den Verkauf ganzer Portfolios